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Il Business Process Outsourcing permette alle aziende di affidare a un partner esterno la gestione di un processo di business. Esternalizzare i processi produttivi commissionandoli a specialisti del settore è una pratica industriale oggi molto comune.
Delegare alcune attività di business a professionisti esterni consente di ragionare allo stesso modo sul ciclo amministrativo o sul ciclo di vita e gestione degli ordini. Ad esempio, incrementare la base dati aziendale allo scopo di migliorare le performance, colmare le lacune, rendere possibile l’innovazione è ciò che si può ottenere con Il Business Process Outsourcing.
L’esternalizzazione dei servizi o della gestione delle infrastrutture informatiche costituisce tuttora un approccio molto seguito da diverse aziende. L’attenzione ai costi e la ricerca di maggiore flessibilità sembrano essere i maggiori driver di questo fenomeno. La possibilità di accesso a skill verticali è sempre più concreta e aggiornare le proprie conoscenze internamente è, viceversa, troppo costoso per un’azienda.
L’avanzata del Business Process Outsourcing
La diffusione del BPO come sistema organizzativo è confermata dai maggiori colossi globali come spiegato dal strategic outsourcing business line executive di IBM Italia. Le esigenze di aumentare la rapidità di approvvigionamento di risorse infrastrutturali e di limitare l’impegno finanziario iniziale richiesto, stanno facendo emergere nuovi modelli di utilizzo dei servizi ICT in modalità “as-a-service”.
Assistiamo all’evoluzione di modelli di sourcing che superano quelli tradizionali in quanto consentono di raggiungere benefici più rilevanti. Sia in termini di maggiore flessibilità che di scalabilità delle soluzioni, sia in fatto di adozione di un modello “pay-per-use”.
Ma quali sono i motivi che spingono le aziende a scegliere l’Outsourcing?
Perché le aziende scelgono il Business Process Outsourcing?
Il motivo principale è per eliminare quelle funzioni che potrebbe svolgere molto meglio un esperto.
Grazie al Business Process Outsourcing si risparmia tempo prezioso per formare risorse interne.
Il secondo motivo è da ricondurre alla riduzione dei costi. Esternalizzare vuol dire diminuire l’incidenza dei costi fissi sui costi totali. Per un’impresa significa a tutti gli effetti creare un’economia di scala.
Vediamo un esempio concreto di Outsourcing che permette di contenere i costi aziendali. Una società o un’organizzazione deve realizzare un sito web. Invece di assumere un informatico nel proprio organico lo cerca all’esterno. Ciò significa abbattere le spese per l’assunzione di nuove risorse.
Quando si parla di Business Process Outsourcing, non bisogna dimenticare i processi improduttivi (o scarsamente vantaggiosi) in azienda.
Quali sono i processi non produttivi che un’azienda può affidare in Outsourcing?
I processi aziendali non redditizi (o che generano inefficienza) sono tutte quelle attività altamente onerose e poco redditizie all’interno dell’operatività di un business. Queste attività generano bassa redditività immediata, non appartengono direttamente al core business dell’impresa e possono portare – nel lungo periodo – a situazioni di perdita.
Ecco alcuni esempi di processi aziendali non produttivi:
- Gestione amministrativa aziendale;
- Gestione e archiviazione delle fatture;
- Gestione degli ordini;
- Attività di reception e segreteria;
- Importazione e archiviazione dei dati;
- Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti;
- Assistenza di primo livello al cliente;
- Customer support e customer care.
Se la tua azienda rientra in questi casi, devi considerare le opportunità che puoi generare grazie a un’azienda che offre Business Process Outsourcing.
Quando conviene ricorrere al Business Process Outsourcing?
Affinché l’esternalizzazione dei processi aziendali diventi una soluzione ottimale è fondamentale valutare con attenzione alcuni aspetti. Sia in termini di efficientamento dei processi che in termini d’impatto organizzativo.
Tipologia di processo aziendale da esternalizzare
Le funzioni aziendali oggetto di esternalizzazione sono, il più delle volte, quei processi a basso valore aggiunto che, per divenire efficienti, richiederebbero un investimento in specializzazione, in tecnologie e in infrastrutture che l’outsourcer ritiene controproducente effettuare.
Professionalità e specializzazione dell’Outsourcee
La scelta del servizio di Business Process Outsourcing al quale rivolgersi è alla base della soddisfazione e dei risultati dell’esternalizzazione. Perciò (come vedremo meglio più avanti) è consigliabile che l’Outsourcee sia una realtà affermata nel settore e con molti anni di esperienza alle spalle.
Analisi dell’Integrazione e dell’Impatto sul business
Grazie all’aiuto di un Outsourcee d’elevata competenza, l’esternalizzazione di un processo aziendale può avvenire senza traumi organizzativi. Con un’integrazione perfetta con i workflow strutturati in-house.
Ambito di lavoro
Quando un’azienda trasferisce una funzione a un nuovo fornitore esterno deve identificare l’ambito operativo che passa dal personale interno a quello esterno.
I responsabili dovrebbero identificare i flussi di lavoro e i processi interessati in questa fase. Adeguare, quando necessario, gli step di lavoro e i processi per massimizzare l’esternalizzazione della funzione in ogni singolo aspetto.
Manager e dirigenti dovrebbero anche identificare gli obiettivi chiave del Business Process Outsourcing. Come ad esempio:
- risparmio sui costi;
- aumento della qualità del servizio;
- tempi di consegna più rapidi.
Utilizzando questi criteri è possibile determinare quale fornitore è più adatto a gestire il lavoro in Outsourcing. Tali obiettivi dovrebbero anche fungere da base per gli obblighi contrattuali che possono essere utilizzati per aiutare a valutare le prestazioni del fornitore. E di conseguenza, il successo della funzione una volta esternalizzata.
Quali sono i vantaggi del Business Process Outsourcing?
Oltre alla diminuzione delle spese (che abbiamo visto in precedenza) ci sono altri vantaggi che derivano dal Business Process Outsourcing. Ecco i principali:
- Incremento dell’efficienza. La scelta di rivolgersi all’esterno per una determinata attività permette di puntare sull’efficienza. In particolare grazie all’esperienza accumulata dall’Outsourcee selezionato.
- Più tempo per le attività fondamentali. Esternalizzare significa guadagnare tempo da dedicare alle attività principali dell’azienda. Puoi concentrarti sullo sviluppo del brand, sulla crescita di un nuova verticale di business. Tutto ciò aumenta il valore dei servizi offerti.
- Risparmio sulle infrastrutture. Il fornitore esterno si occupa direttamente dei mezzi necessari per fornire supporto all’azienda. Che sia un prodotto o un servizio. Il risultato è che l’impresa non si trova a sostenere spese aggiuntive per infrastrutture e tecnologie.
- Acquisizione di risorse con competenze specifiche. Con il Business Process Outsourcing l’azienda sceglie di lavorare con persone qualificate. In questo modo l’organizzazione può contare su professionisti specializzati per migliorare i processi di business.
- Possibilità di rivolgersi ai migliori esperti. In un mercato sempre più competitivo fare la differenza è fondamentale. L’Outsourcing si rivela la soluzione ideale. Con questo sistema è possibile ingaggiare risorse che non hanno bisogno di essere formate per iniziare l’attività.
- Accelerare il servizio. Utilizzare l’Outsourcing per aziende aumenta la velocità di implementazione dell’offerta. Un fornitore BPO consente di consegnare il prodotto o il servizio in tempi brevi al cliente. Un progetto riesce ad arrivare alla fase di lancio in maniera più rapida. Il flusso del customer journey diventa più snello e fluido e il prodotto acquisisce un valore di mercato maggiore. Ottenendo un incremento di fatturato.
- Controllare il Risk Management. Puntare su professionista esterno permette di superare le carenze di personale. Soprattutto in periodi critici di stagionalità come festività e vacanze. Nei casi di emergenze e situazioni di rischio per l’azienda, una risorsa al di fuori dell’impresa può garantire una risposta rapida alla crisi e un recupero più veloce.
Perché affidare ad altri una parte dell’azienda?
Gli imprenditori che ricorrono a un servizio di Business Process Outsourcing come Go To Sales non trovano un semplice fornitore ma un partner affidabile. Un team di consulenza aziendale che ha maturato know-how ed esperienza in molteplici settori di business, sa quali fattori concorrono al successo dell’azienda.
Le società virtuose conoscono l’importanza di investire in ricerca e sviluppo per il proprio prodotto o servizio. È esattamente per questo che Go To Sales fa altrettanto nel suo settore di competenza. In questo modo otteniamo livelli elevati di efficientamento dei settori non produttivi dei nostri partner. Come quei flussi di business lenti o bloccanti.
Aumentiamo le performance dell’attività mediamente dal 20% al 50% grazie all’Outsourcing. Con un importante risparmio di risorse economiche e umane per le aziende.
L’elemento differenziante del Business Process Outsourcing
Ciò che realmente fa la differenza sul lungo periodo per un’azienda è la capacità dell’Outsourcing di migliorare il margine operativo e dare spazio all’innovazione. Il rapporto tra fornitore e cliente è il fattore determinante nel BPO. Individuare la soluzione perfetta è un percorso di co-making in cui si viaggia insieme per raggiungere il modello di business ideale.
Per ciò che riguarda le richieste dei servizi di Outsourcing le aziende sono sempre più orientate verso modelli “as-a-service”. In particolare emergono quelli relativi alla virtualizzazione delle postazioni di lavoro, alla gestione degli strumenti di collaborazione, all’assistenza all’utente, alla gestione della Customer Experience e alla disponibilità di infrastrutture virtualizzate per attività di sviluppo, test e consolidamento del business.
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Come scegliere il giusto fornitore BPO
Per scegliere il miglior fornitore di Business Process Outsourcing è necessario porsi prima qualche domanda relativa alle principali necessità di crescita aziendale. Prova a rispondere a queste 4 domande:
- Ciò che blocca lo sviluppo è una questione di gestione o di leadership?
- Con un fornitore BPO si potrà generare un vantaggio a livello esterno o interno all’organizzazione?
- La soluzione da adottare è di breve periodo o di lungo periodo?
- Quale impatto hanno sul budget le risorse interessate alla problematica?
Le risposte a queste domande guideranno il tipo di partner BPO di cui ha bisogno l’azienda.
Il fornitore di soluzioni in Outsourcing porterà con sé un background, una rilevante esperienza e le best practices migliori da applicare all’area che necessita di supporto. Proponendo una nuova visione d’insieme e le soluzioni tecnologiche più adatte.
Solo dopo aver definito le specifiche esigenze dell’organizzazione è possibile procedere alla ricerca del partner BOP adatto. Rivolgiti a gruppi e società certificate che possono provare una solida esperienza nel mercato. Fai qualche ricerca online, rivolgiti a profili che si posizionano come thought-leader del settore con articoli di approfondimento.
Dietro una capillare ricerca c’è sempre un partner di Business Process Outsourcing adatto a seguirti nelle tue esigenze, obiettivi e valori aziendali.
