Back office commerciale: chi è, cosa fa, competenze e formazione

Ecco tutto ciò che devi sapere sulla figura professionale che si occupa di back office commerciale.

Un professionista richiesto da tutte quelle aziende che operano nella vendita, dell’assistenza al cliente e del supporto commerciale. 

Il personale di back office commerciale è una delle aree dell’ambito commerciale dove la richiesta di risorse è più elevata. In particolare per le aziende che operano per grossi volumi di vendita e hanno bisogno di professionisti che svolgono specifiche attività di supporto operativo e gestionale in maniera rapida.

Ma chi è e cosa fa un addetto al back office commerciale? Ti spieghiamo le competenze che richiede questo tipo di professione e quale formazione serve per svolgerla.

Back office commerciale: chi è questa figura professionale

Tutto ciò che fa parte dell’azienda che contribuisce alla sua gestione operativa. Dal sistema di produzione alla gestione dei prodotti, la loro distribuzione e l’organizzazione delle attività post-vendita. 

Tutto ciò che normalmente non ha contatti con il cliente è definito back-office, una parola inglese che si contrappone a front-office, ovvero l’attività cosiddetta di “sportello” o di accoglienza del cliente. 

In questo senso, un back office potrebbe essere il “retro ufficio” di un’azienda. 

In effetti il termine deriva proprio dalla progettazione delle prime organizzazioni produttive, dove il front office era il reparto di vendita e contatto diretto con le persone, mentre nel back office si collocavano i reparti preclusi al pubblico: produzione, sviluppo o amministrazione dell’azienda.

Cosa fa il back office commerciale

Il back office commerciale è un dipendente o una dipendente aziendale che svolge un ruolo di verifica, controllo e gestione di tutti i processi organizzativi relativi alle vendite.

Si tratta di quella sezione dell’impresa dedicata al compimento di una serie di operazioni che non coinvolgono in misura diretta l’utente finale del bene o servizio prodotto dall’organizzazione. 

O meglio, che non presuppongono un contatto diretto tra le due parti. 

In realtà il back office commerciale è un vero fulcro per il core business di un’azienda.

Lavorando generalmente in sede, il back office commerciale svolge una funzione di supporto per il team di vendite, gestendo le richieste sia dei clienti sia degli agenti commerciali, organizzando gli ordini e svolgendo mansioni di tipo contabile.

Viene impiegato in mansioni riguardanti i suoi aspetti più tecnici, legati alle tipiche funzioni aziendali, alla gestione dell’organizzazione e ad adempimenti di carattere amministrativo.

Back office commerciale: competenze e mansioni

Il back office commerciale, in linea generale, riveste un cosiddetto ruolo di sede.

Generalmente gestisce le richieste dei clienti, ma anche gli ordini commerciali. A lui possono essere demandate anche mansioni di tipo contabile, riguardanti la gestione dell’azienda in tal senso.

Vediamo ora nello specifico le sue mansioni per capire esattamente di cosa si occupa il back office commerciale:

• Predispone la documentazione commerciale di vario tipo, come gli ordini, i documenti di trasporto, le fatture proforma e le fatture passive.
• Si occupa delle offerte commerciali per i clienti, elaborandole direttamente o fornendo supporto nella loro preparazione.
• Svolge attività di data entry: inserisce e gestisce gli ordini di acquisto e gli ordini di vendita.
• Svolge attività amministrative, come il controllo mensile dei dati di fatturato.
• Gestisce gli ordini di vendita, monitorando le condizioni commerciali, delle date di consegna e della verifica dei pagamenti.
• Gestisce la comunicazione con fornitori, clienti e team di vendita, che può avvenire per corrispondenza, via e-mail, tramite contatto telefonico e di persona.
• Si occupa della reportistica da diffondere al reparto commerciale.
• Gestisce le anagrafiche dei clienti e dei prodotti (CRM).
• Pianifica gli appuntamenti e gestisce l’agenda degli agenti di vendita.
• Organizza e archivia le pratiche commerciali, che comprendono documenti, e-mail e file digitali, che andranno gestiti e catalogati per essere reperibili facilmente e dovranno essere costantemente aggiornati.
• Nel caso di un’azienda di prodotto, gestisce i corrieri addetti alla spedizione delle merci e, occasionalmente, può anche occuparsi della risoluzione delle relative problematiche logistiche.
• Infine, può venire richiesto a questo ruolo di ideare o di collaborare alla preparazione delle strategie di marketing. 

Peculiarità del back office commerciale estero

Particolare è l’importanza che viene assunta da un impiegato commerciale di back office quando la stessa opera al di fuori del proprio Paese. 

Il back office commerciale estero è infatti una delle risorse fondamentali per un’organizzazione che si occupa di esportazione di beni o servizi in Paesi diversi da quello di produzione.

Si tratta di una figura aziendale che assume una grande rilevanza nell’ambito della gestione dei colleghi che non operano in sede. Trattandosi di un collaboratore che lavora in ufficio ha la possibilità di coordinare tutti i colleghi che, per ragioni organizzative o strutturali, non si trovano fisicamente nello stesso luogo.

Facile immaginare come in un’azienda che lavori in altri Paesi, la presenza degli addetti spesso non può essere garantita. Il back office commerciale estero, dunque, prepara le offerte da presentare ai clienti, gestisce gli ordini, e soprattutto predispone la parte preliminare delle operazioni che deve svolgere chi opera nel front office.

Back office commerciale: la formazione adatta

La figura del back office commerciale assume importanza all’interno dei processi aziendali per un’organizzazione che ha bisogno di svolgere al meglio le sue attività quotidiane.

In generale, l’addetto o addetta al back office commerciale dovrà avere dimestichezza con materie di studio come contabilità, ragioneria, economia aziendale e diritto commerciale, oltre alla padronanza di alcune competenze informatiche.

Un esempio di percorso che fornisca preparazione completa a svolgere le funzioni legate al back office commerciale di un’impresa è senza dubbio un Master in Management e Commercio.

Esistono non pochi casi in cui la figura addetta al back-office commerciale viene formata e istruita direttamente in azienda. 

Questo tuttavia comporta l’assunzione – da parte del datore di lavoro – di alcuni rischi come, principalmente, quello di dover attendere che la risorsa acquisisca esperienza e capacità prima di entrare perfettamente nei meccanismi del processo aziendale. Con il rischio che determinate dinamiche aziendali portino la persona a non veder mai completato il suo percorso di crescita formativa.

Formazione del back office commerciale

SBA Service mette a disposizione i suoi team commerciali per la formazione del personale di back-office per la vendita. 

Il nostro gruppo di professionisti del settore commerciale trasmette a chi vuole iniziare una carriera di questo tipo tutti gli strumenti utili per accrescere la propria professionalità, attraverso l’acquisizione delle giuste competenze e delle conoscenze aggiornate. 

Così da ricoprire al meglio la figura professionale del Back-Office Manager.

Differenza tra commerciale e back office commerciale

Pur trattandosi di due ruoli legati alle vendite, tra queste due figure esiste una differenza sostanziale: il commerciale, infatti, è a contatto con il pubblico, ovvero con i clienti esistenti o potenziali. 

Chi si occupa di back office lavora dietro le quinte, svolgendo tutte quelle attività che sono di supporto al team di front office.

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